CÓMO ORGANIZAR ARCHIVOS DE OFICINA

CÓMO ORGANIZAR ARCHIVOS DE OFICINA

Organizar archivos de oficina puede ser una labor difícil, en especial si tienes grandes cantidades de archivos y documentos. Sin embargo, este proceso no tiene que ser doloroso. Planificar con anticipación y decidir un sistema para ordenar tus archivos pueden ayudarte a organizarlos de manera que se acoplen a tu negocio y asegurar que encuentres los documentos importantes de una manera más eficiente. Cuando tengas tus archivos en un buen orden, entonces tendrás que ceñirte a un sistema constante para mantenerlos de esa forma.

1.Crea categorías de archivos. Lo primero que debes hacer si quieres organizar tus archivos es decidir qué categorías principales utilizarás para clasificarlos. Tienes que descifrar un sistema que clasifique los archivos de manera significativa.

2. Acondiciona subcategorías. Dentro de cada categoría, puedes ser más específico al desarrollar una lista de subcategorías. Cualquier hoja de papel que se tenga que archivar puede definirse según dos términos, la categoría general y la subcategoría.

3. Utiliza un sistema de codificación por colores.  Puede ser una manera muy efectiva para organizar los archivos con el fin de acceder a ellos de manera rápida. Decide cuántas categorías diferentes tendrás en el sistema de organización de archivos y luego utiliza diferentes carpetas colgantes de colores  según esa cantidad.

4. Etiqueta los archivos. Cada archivo en tu oficina tiene un lugar definido. Debes escribir la etiqueta en la pestaña de cada carpeta colgante de manera clara y precisa para que sepas a dónde pertenece. La etiqueta de cada carpeta colgante debe comenzar con la categoría general y luego la subcategoría específica. Por ejemplo, una carpeta colgante que contiene registros de pagos a los vendedores debe tener la etiqueta “Pagos salientes / Vendedores”.

5. Ordena alfabéticamente los archivos. Debes clasificar alfabéticamente las carpetas colgantes generales. Dentro de cada carpeta colgante general, todas las subcategorías también deben clasificarse alfabéticamente.

6. Deja varios centímetros de espacio en cada gaveta de archivos. Cuando establezcas el sistema de organización de archivos, tienes que dejar un espacio para que puedan extenderse. Con el paso del tiempo, indudablemente recibirás más papeles que añadir a cada carpeta colgante. Deja espacio para que los archivos se expandan.

Posteado el 10/05/2018 Home 0 100

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